6 Cara Kelola Bisnis Secara Remote dengan Aplikasi Tracking

Aplikasi tracking semakin dibutuhkan pada masa-masa saat ini yang telah memaksa pemilik bisnis untuk bekerja secara remote atau secara jarak jauh. Istilah lainnya adalah work from home, atau bekerja dari rumah. Bagi beberapa perusahaan, ini merupakan pengalaman pertama, dan tentunya bukan hal yang mudah. Banyak hal yang membutuhkan penyesuaian, bukan hanya dari operasional bisnis keseluruhan, melainkan juga dari orang-orangnya.

Mengelola bisnis dari jarak jauh membutuhkan perencanaan ulang agar bisnis tetap berjalan dengan lancar. Manajer harus menyusun strategi untuk mengatur penjualan, pemasaran, pelayanan customer, serta memastikan kinerja pegawai sesuai dengan KPI yang ditargetkan. Bahkan perusahaan mungkin harus menyusun ulang KPI (key performance indicator) untuk menyesuaikan dengan periode transisi ini. Semua ini menjadi tantangan bagi pemilik bisnis.

Di sini kami akan membagikan bagaimana cara mengelola bisnis Anda dari jarak jauh dengan aplikasi tracking.

Apa itu aplikasi tracking?

Pada dasarnya, aplikasi tracking adalah perangkat lunak yang digunakan untuk melacak. Apa yang bisa dilacak? Aplikasi tracking ini bisa melacak semua hal yang perlu Anda ketahui tentang bisnis Anda, mulai dari sales, marketing, customer, hingga karyawan.

Aplikasi tracking yang kami bicarakan di sini adalah aplikasi CRM atau customer relationship management. Apa itu aplikasi CRM? Aplikasi CRM atau manajemen hubungan pelanggan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghubungkan berbagai departemen, mulai dari sales hingga customer service, dan mengelola kegiatan mereka dalam satu kesatuan sistem.

Bagaimana aplikasi tracking membantu mengelola bisnis secara jarak jauh?

Dengan aplikasi tracking, Anda dapat melihat keseluruhan proses bisnis Anda dapat dalam satu platform. Berbagai fitur dan modul yang dimiliki software CRM memungkinkan Anda untuk melakukan berbagai hal, mulai dari manajemen kontak, mengelola sales dan customer service, hingga melacak kegiatan dan KPI anggota tim.

Setelah mengetahui alasan pentingnya CRM, Anda akan memahami bahwa penggunaan CRM akan memberikan keuntungan dan kegunaan bagi perusahaan. Kami telah merangkum bagaimana Anda dapat memanfaatkan aplikasi tracking untuk mengelola bisnis Anda dari mana pun dalam 6 cara.

6 Cara Kelola Bisnis secara Remote dengan Aplikasi Tracking

1. Melacak KPI secara teratur

KPI atau key performance indicator digunakan untuk mengevaluasi kesuksesan perusahaan dalam mencapai target, baik kinerja bisnis keseluruhan maupun masing-masing departemen.

Tanpa KPI yang jelas, bisnis Anda akan berjalan tanpa arah dan Anda akan mengalami kesulitan untuk mengukur target yang ingin dicapai.

Walaupun dari jarak jauh, Anda tetap harus memantau dan mengevaluasi KPI perusahaan dan pegawai Anda secara teratur untuk memastikan capaian bisnis dan kinerja karyawan memenuhi target.

Dengan aplikasi tracking, Anda tidak perlu mengelola KPI secara manual. Aplikasi tracking merupakan software untuk mengelola KPI dengan melihat penilaian capaian indikator baik sales maupun karyawan Anda secara otomatis. Pelaporan yang ditampilkan dalam aplikasi tracking dapat melacak mulai dari jumlah deals yang dihasilkan tiap anggota sales, berapa jumlah tugas yang diselesaikan tiap pegawai, melacak keberadaan anggota tim dengan live check-in GPS, hingga jumlah customer yang ditangani oleh tim support (baik jumlah telepon maupun chat di media sosial seperti Whatsapp, Line, atau Facebook).

2. Melacak sales dan interaksi pelanggan

Aplikasi tracking sales dapat memberikan laporan mengenai sales berdasarkan data yang tersimpan di sistem. Laporan yang ditampilkan pada sales tracking system berupa laporan umum seperti sales performance, jumlah deals yang berhasil, jumlah deals yang sedang berlangsung per tahapan, hingga customer sales trends. Pengelolaan sales perusahaan menjadi lebih mudah.

Dengan aplikasi tracking, Anda juga dapat melacak tiap interaksi dengan pelanggan yang sedang berlangsung sehingga menghindari terjadinya miss yang bisa mengecewakan pelanggan. Dengan demikian, hubungan dengan pelanggan dapat terjalin dengan baik dan Anda dapat mempertahankan pelanggan menjadi loyal customer.

Semua ini dapat Anda lihat setiap saat di aplikasi tracking CRM secara remote tanpa perlu bertatap muka langsung dengan anggota tim sales, customer service, maupun pelanggan Anda.

3. Melacak customer service

Tim customer service menghadapi banyak klien tiap harinya, dan melacak tiap percakapan dapat menjadi tantangan tersendiri, apalagi dari jarak jauh.

Aplikasi tracking CRM dapat melacak customer service sehingga staf dan manajer dapat melacak percakapan, memantau hubungan klien, dan melihat komunikasi sebelumnya dengan pelanggan dalam sekejap. Semua itu penting untuk diketahui ketika sedang menerapkan work from home untuk memastikan tiap staff dapat mengakses informasi customer terbaru hanya dengan satu klik.

Dengan aplikasi tracking CRM, Anda dapat melihat laporan log activity seperti jumlah percakapan yang terjadi, berapa jumlah pelanggan yang ditangani tiap staff, atau berapa menit total percakapan yang dilakukan staff.

Pelanggan adalah kunci dalam sebuah bisnis. Melacak customer service sangat penting bagi bisnis untuk memastikan kepuasan pelanggan.

4. Memanfaatkan manajemen proyek berbasis cloud

Aplikasi tracking dapat membantu melakukan manajemen proyek dengan memusatkan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan pada satu platform yang mudah diakses. Manajemen proyek berbasis cloud membantu karyawan Anda untuk dapat masuk dan mengakses informasi yang dibutuhkan dengan segera di mana pun. Di saat yang bersamaan, mereka dapat menyediakan overview seluruh proyek kapan pun diperlukan.

Terdapat beberapa aplikasi tracking yang menyediakan manajemen proyek berbasis cloud. Aplikasi CRM Qontak memiliki manajemen proyek berbasis cloud yang memungkinkan untuk mengelola tugas yang harus dilakukan, mulai dari nama tugas, status tugas tersebut, tanggal, dan siapa yang memberi tugas. Semua dapat dilakukan secara online tanpa harus ada kehadiran anggota tim. Anda dapat dengan mudah melacak tugas mana yang harus diselesaikan sehingga mengurangi kemungkinan terjadi miss di antara anggota tim.

5. Menyediakan informasi di satu tempat

Ketika bekerja secara remote, karyawan Anda tidak bisa tiba-tiba datang untuk meminta bantuan atau masukan dari Anda. Apalagi, dengan situasi pandemi saat ini, orang-orang disarankan untuk tidak keluar rumah jika tidak benar-benar penting. Di satu sisi, karyawan Anda mungkin menghadapi situasi sedang menangani klien dan membutuhkan respon saat itu juga.

Cara terbaik untuk mengatasinya adalah dengan memiliki knowledge base. Knowledge base adalah ‘gudang’ yang membantu karyawan mengakses informasi penting mengenai apa yang terjadi di perusahaan setiap harinya sehingga dapat menangani pelanggan dengan baik. Ini juga membantu menciptakan kolaborasi antar anggota tim yang baik, bahkan dalam jarak berjauhan.

Aplikasi tracking CRM dapat memberikan knowledge base bagi perusahaan. Dengan menyimpan semua informasi dalam satu platform yang mudah diakses, tiap karyawan dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan saat itu juga. Yang perlu dilakukan adalah mendorong karyawan untuk melakukan update secara berkala.

Anda tidak perlu lagi khawatir akan sinkronisasi informasi antar karyawan.

6. Membangun hubungan dengan karyawan

Terakhir, dengan mengenal anggota tim, Anda dapat membangun komunikasi yang baik dan mempertahankan karyawan Anda. Interaksi mengenai bisnis dapat dilakukan pada aplikasi tracking karyawan melalui fitur CRM task. Anda dapat memberikan pesan terkait pekerjaan kepada anggota tim, demikian juga sebaliknya.

Namun di luar itu, Anda juga perlu mendorong adanya obrolan ringan dengan karyawan untuk saling mengenal satu sama lain. Hal ini dapat dilakukan dengan menjadwalkan conference meeting melalui Google Hangouts, Skype atau Zoom. Setelah mendiskusikan pekerjaan, Anda dapat menutup dengan obrolan ringan seperti menanyakan kabar. Di situasi saat ini, orang yang tidak terbiasa bekerja di rumah mungkin merasa tidak nyaman. Apalagi, kita masih tidak tahu sampai kapan ini akan berakhir. Oleh karena itu, support dari atasan maupun antar karyawan dapat menjadi sangat berarti bagi beberapa orang.

Kesimpulan

Mengelola bisnis dari jarak jauh dapat menjadi tantangan bagi perusahaan. Diperlukan beberapa penyesuaian agar bisnis tetap dapat berjalan. Aplikasi tracking dengan CRM dapat membantu mengatasi permasalahan ini. Mengetahui 6 hal di atas dapat menjadi alasan kuat bagi Anda untuk menggunakan aplikasi CRM sebagai solusi dalam menjalan bisnis secara remote. Miliki aplikasi tracking terbaik di Indonesia dengan software CRM Qontak.